F32 通知メール・督促メール

概要

J2上の各アクション（申請・承認依頼・発注・検収等）を関係者にメールで通知する機能。承認遅延時の督促メール送信も含みます。

詳細説明

通知メール

J2で発生するイベントをトリガーに、関係する担当者へ自動でメールを送信します。

主な通知トリガー：

見積依頼申請の提出 → 承認者へ通知
承認・差戻 → 申請者へ通知
発注書（PO）の送付 → サプライヤへ通知
納品登録 → バイヤ担当者へ通知
検収完了 → サプライヤへ通知

通知先の設定： allow_add_notification_email フラグで、デフォルト宛先に追加メールアドレスを設定できます（CCへの追加通知など）。

督促メール

承認が一定期間されない場合に、承認者へ自動で督促メールを送信する機能。

督促のタイミング・間隔を設定可能
督促上限回数の設定
上長へのエスカレーション通知

機能フラグ

DBカラム	説明	デフォルト
`allow_add_notification_email`	通知メールアドレス追加	false
`is_show_email_address`	メールアドレスをサプライヤへ表示	false
`notify_mail_url`	SSO利用時の通知メールリンクURL設定	—

利用ユーザー

全ユーザー（イベントに応じた通知を受信）

実例

課題（before J2）

日産自動車の調達部門では、承認者がメールを見落として承認フローが止まるケースが頻発していた。担当者が個別に電話で承認者に督促する対応が常態化しており、督促対応だけで週に数時間の工数が生じていた。承認待ちの平均日数は3.2日で、調達スループット全体に影響していた。

J2での解決

J2が承認待ち案件を自動監視し、3日間承認されない案件を検知すると承認者へ督促メールを自動送信する。さらに2日後も未承認の場合は上長へ自動エスカレーションメールを送信。担当者は電話督促から解放され、督促メールに案件詳細へのディープリンクが含まれるため承認者がワンクリックで処理画面へ移動できる。

sequenceDiagram
    participant System as J2 自動監視
    participant Approver as 承認者
    participant Manager as 上長
    participant Owner as 担当者

    Owner->>System: 承認依頼を提出
    System->>Approver: 承認依頼メール（即時）
    Note over System: 3日間 承認なし
    System->>Approver: 督促メール（自動）
    Note over System: さらに2日 承認なし
    System->>Manager: エスカレーションメール（自動）
    Manager->>Approver: 承認促進
    Approver->>System: 承認実行

効果

承認待ち平均日数：3.2日 → 1.1日に短縮（66%削減）
担当者による督促電話：ゼロ
上長への自動エスカレーションで承認詰まりが解消
調達サイクル全体のスループット向上

利用シナリオ

承認フローが複数階層あり、承認者が見落としによる遅延が頻繁に発生している企業
調達リードタイムの短縮を優先課題とする購買部門
承認担当者が外出・出張が多く、メール確認のタイミングがばらつく環境

調査チェックリスト

通知メールのテンプレート一覧（どのイベントで何のメールが送られるか）
通知のオン/オフ設定（ユーザーが個別に制御できるか）
督促メールの送信間隔・上限回数の設定場所
画面内通知（service-notification）とメール通知の使い分け