手配依頼フロー

一言： 依頼者は「何が欲しいか」だけを伝え、購買担当者が見積取得からサプライヤ選定・発注まで全工程を担当する「K002に全託するフロー」。

目的

このドキュメントでは、J2の手配依頼フローを説明します。

通常の見積購買（RFQ）ではK001が発注申請まで関与しますが、手配依頼ではK001は要件の提示のみを行い、その後の見積取得・サプライヤ選定・発注申請・検収登録までK002が一貫して担当します。

K001が市場知識を持たない場合、または案件の詳細をK002に委ねたい場合に使用します。

専用の画面はなく、通常の「見積依頼」作成画面で区分として「手配依頼」を選びます。会社の設定で「手配依頼」区分が有効になっている必要があります。役務・サービスの案件は手配依頼にできず、通常の見積依頼を使います（申請者自身の発注申請が必要なため）。

見積購買バリエーションの位置づけ

#	バリエーション	見積担当	発注担当	特徴
①	通常見積	購買担当者	依頼者	K002が見積・選定、K001が発注
②	セルフ見積	依頼者	依頼者	K001が全工程完結
③	概算発注	購買担当者	依頼者	仮+正式2段階
④	手配依頼（このドキュメント）	購買担当者	購買担当者	K001は要件提示のみ、K002が全担当
⑤	ダイレクト発注	―	依頼者	見積なし・サプライヤ直指定

登場人物（ロールコード）

ロール	コード	このフローでの役割
依頼者	`K001`	手配依頼作成（必要品・数量・希望納期を記入）、納品確認
購買担当者	`K002`	中心的役割 — 要件確認・見積依頼の送付・見積比較・選定・発注申請・検収登録
承認者	`KS01`	見積選定承認・発注承認・検収承認（設定による）
システム	J2	担当者割り当て・通知・書類管理
経理担当者	`K003`	支払締め処理
サプライヤ	`S001`	見積回答・受注確認・納品・請求書発行

業務シーケンス（スイムレーン）

sequenceDiagram
    box バイヤー企業グループ
        actor K001 as 依頼者
        actor K002 as 購買担当者
        actor KS01 as 承認者
        participant J2 as システム（J2）
        actor K003 as 経理担当者
    end
    actor S001 as サプライヤ

    rect rgb(232, 245, 233)
        Note over K001,K003: 📋 フェーズ1：手配依頼の提出
        K001->>J2: 手配依頼作成<br/>（必要品・数量・希望納期・用途を記入）
        opt 依頼承認ルートあり
            J2-->>KS01: 📧 承認依頼通知
            KS01->>J2: 手配依頼承認
        end
        J2-->>K002: 📧 手配依頼割り当て通知
    end

    rect rgb(255, 248, 225)
        Note over K002,S001: 💬 フェーズ2：K002が見積〜選定
        K002->>K001: 要件確認（必要に応じて）
        K002->>J2: サプライヤ選定・見積依頼の送付
        J2-->>S001: 📧 見積依頼の通知
        S001-->>J2: 見積回答
        K002->>J2: 見積比較・採用決定
        opt 選定承認ルートあり
            J2-->>KS01: 📧 選定承認依頼
            KS01->>J2: 選定承認
        end
    end

    rect rgb(232, 240, 253)
        Note over K002,S001: 📦 フェーズ3：自動発注〜納品
        Note over J2: 選定承認の完了と同時に J2 が自動で発注（発注申請の操作はない）
        J2-->>S001: 📧 発注通知（注文書送付）
        J2-->>K001: 📧 発注完了の通知
        S001->>J2: 受注登録
        S001->>K001: 納品
        Note over K001,K002: 依頼者が受け取り、検収登録は依頼者または購買担当者（会社の運用による）
    end

    rect rgb(252, 228, 236)
        Note over K002,K003: ✅ フェーズ4：検収〜支払
        K002->>J2: 検収登録（依頼者の受取を確認して登録）
        opt 検収承認ルートあり
            J2-->>KS01: 📧 検収承認依頼
            KS01->>J2: 検収承認
        end
        J2-->>S001: 📧 支払予定通知
        K003->>J2: 支払締め処理
    end

通常見積（RFQ）との違い

観点	手配依頼	通常見積（RFQ）
K001の役割	要件提示のみ（発注申請なし）	見積依頼の申請者・発注申請者
購買担当者の役割	見積〜選定・納品管理まで担当	見積・選定のみ担当
発注申請	不要（選定承認の完了と同時に自動で発注）	依頼者が発注申請
K001の市場知識	不要	サプライヤを指定・相談する場合もある
適した状況	K001が専門知識を持たない調達	K001が要件を詳細に知っている調達

手配依頼が適切な条件

条件	例
K001が市場・サプライヤを知らない	総務が「IT機器を増設したい」とだけ伝え、IT購買担当が対応
専門的な調達	工場設備・化学薬品など専門知識が必要な品目
K001が発注業務に不慣れ	新入社員・臨時スタッフが依頼者の場合
K001の業務負荷軽減	複雑な仕様確認・価格交渉をK002に委ねたい

実際の利用シーン

ケース① — 総務が設備増設を依頼、IT購買担当が対応

ステップ	担当者	操作
1	依頼者（総務）	「会議室に50インチモニターを3台追加したい、予算30万円、来月15日までに設置」と手配依頼を作成
2	購買担当者（IT購買）	要件を確認。AV機器サプライヤA・B・Cへ仕様書と共にRFQを送付
3	サプライヤ	3社から見積回答（設置込み）。A社：27万円、B社：25万円、C社：28万円
4	購買担当者	B社を選定（最安値・納期OK）。選定承認申請
5	承認者	承認
6	J2	選定承認の完了と同時に自動で発注。注文書がB社へ送られる
7	サプライヤ	会議室への設置・動作確認完了。請求書を提出
8	購買担当者または依頼者	納品を確認して検収登録（会社の運用による）
9	経理担当者	支払締め

ケース② — 工場から原材料調達を依頼

ステップ	担当者	操作
1	依頼者（生産ライン）	「特殊樹脂材XX-01を500kg、品質規格書付きで2週間以内に必要」と手配依頼を作成
2	購買担当者（資材購買）	取引先化学メーカー3社へ品質規格書を添付してRFQを送付
3	サプライヤ	見積回答。品質証明書・サンプルを添付
4	購買担当者	品質・価格・リードタイムを比較し選定。選定承認と同時に自動で発注
5	サプライヤ	規格書付きで納品
6	購買担当者	検収登録（品質検査合格後）
7	経理担当者	支払処理

重要ポイント

選定承認＝発注： 手配依頼では「発注申請」という操作がありません。購買部門の承認者が選定を承認した時点で、J2 が自動的に発注し注文書を送ります。画面にも「手配依頼案件のため、選定承認完了と同時に自動で発注が行われます」と表示されます。
依頼者は手配依頼の「お客様」： 注文書の内容や選定理由は購買担当者が管理します。依頼者は「依頼した内容が届いたか」を確認します。
購買担当者への引き継ぎ： 手配依頼が承認されると、通常の見積依頼と同じ仕組みで担当者（または担当グループ）へ割当の通知が届きます。依頼者は進捗を J2 で追跡できます。
K001への進捗共有： K002が重要なマイルストーン（サプライヤ決定・発注完了）に達した際に、J2からK001へ自動通知が届きます。