F41 Fax発注
J2のシステムに接続していないサプライヤに対して、FAXまたはメールで発注書を送付できる機能。既存の取引先をJ2に巻き込まずに購買管理を統合できます。
J2に登録されているがSupplier Portalを使用しないサプライヤへの発注手段として、FAXとメールの2種類に対応しています。
FAXサプライヤ
Section titled “FAXサプライヤ”- J2から発注書（PO）をFAX自動送信
- FAX送信サービスと連携してPDFを自動転送
- 受信確認・送信エラーの管理
FAX関連設定（J2側）：
fax_basic_auth_user_name/fax_basic_auth_password: FAXサービスの認証情報fax_xdds_auth_user_id: FAXサービスのユーザーIDfax_customer_reference: FAXカスタマー番号
Mailサプライヤ
Section titled “Mailサプライヤ”- J2から発注書（PO）をPDF添付メールで自動送信
- 送信先メールアドレスはサプライヤマスタで管理
- 送信履歴・既読確認の管理
FAX/Mailサプライヤの検収
Section titled “FAX/Mailサプライヤの検収”FAX/メールサプライヤからの納品書はFAXまたはメールで受け取り、J2で手動照合して検収登録します。
検収設定：
fm_acceptance_criteria: FAX/メール検収の基準設定is_fm_attachment: FAX/メール検収時の添付ファイル有無設定
| DBカラム | 説明 | デフォルト |
|---|---|---|
is_fax_mail | FAX/メール発注サプライヤ機能の有効化 | false |
fm_acceptance_criteria | 検収基準設定 | — |
is_fm_attachment | 検収時添付ファイル設定 | false |
direct_order_attachment_file_required | ダイレクト発注での添付ファイル必須化 | false |
関連業務フロー
Section titled “関連業務フロー”関連サービス
Section titled “関連サービス”- バックエンド:
service-buyer-order、service-mail - Buyer Portal:
src-vbizhw / Buyerモジュール
利用ユーザー
Section titled “利用ユーザー”| ロール | 操作内容 |
|---|---|
| K002（購買担当者） | FAX/メールサプライヤの設定・発注送付確認 |
| K001（依頼者） | FAX/メールサプライヤへの発注申請 |
課題（J2導入前）
Section titled “課題（J2導入前）”三和建設株式会社では、地方の専門職人・職人工務店40社を含むサプライヤと取引していた。そのうち20社はメールも使えず電話・FAXによる口頭注文が中心であったため、J2で管理できない取引が全体の50%を占め、全社的な支出の把握と分析が不可能な状態だった。購買担当者は電話注文の内容を別途Excelに手入力しており、二重管理の工数と転記ミスが常態化していた。
J2での解決
Section titled “J2での解決”対象20社をJ2に「FAXサプライヤ」として登録。J2で発注書を作成・承認すると、自動でFAX送信される。受注確認は電話でも可能で、サプライヤ側の運用変更は不要。すべての発注データはJ2に記録されるため、FAX経由の取引も含めて全調達が一元管理される。
- FAX発注分も含めて全調達の100%をJ2で一元管理
- 支出分析・サプライヤ別集計の対象が40社すべてに拡大
- 電話注文のExcel手入力・転記作業がゼロに
- サプライヤ側は従来どおりFAXを受け取るだけで、システム導入不要
利用シナリオ
Section titled “利用シナリオ”- 地方や中小規模の取引先にFAXしか使えないサプライヤが複数いる建設・製造業
- 全サプライヤをJ2に統合したいが、デジタル化が困難なサプライヤが残っている企業
- FAX・電話発注分も含めた全社支出の可視化・分析を実現したい企業
調査チェックリスト
Section titled “調査チェックリスト”- 連携FAXサービスの名称・設定方法
- メール送信のフォーマット・テンプレート
- FAX送信失敗時のリトライ設定
- FAX/メールサプライヤへの検収登録フロー詳細