ダイレクト発注フロー
一言： 見積フェーズを完全にスキップし、依頼者がサプライヤと金額を直接指定して発注できる最速の購買フロー。購買担当者は関与しない。
このドキュメントでは、J2のダイレクト発注フローを説明します。
通常の見積購買では、K002が見積取得・サプライヤ選定を行ってから発注するのに対し、ダイレクト発注では見積フェーズをすべてスキップし、依頼者がサプライヤと金額を直接指定して発注依頼を作成します。
見積購買バリエーションの位置づけ
Section titled “見積購買バリエーションの位置づけ”ダイレクト発注は「見積購買」の5バリエーションのひとつです。
| # | バリエーション | 見積担当 | 発注担当 | 特徴 |
|---|---|---|---|---|
| ① | 通常見積 | 購買担当者 | 依頼者 | K002主導で見積・選定、K001が発注 |
| ② | セルフ見積 | 依頼者 | 依頼者 | K001が全工程完結 |
| ③ | 概算発注 | 購買担当者 | 依頼者 | 仮+正式2段階 |
| ④ | 手配依頼 | 購買担当者 | 購買担当者 | K002が見積から発注まで全担当 |
| ⑤ | ダイレクト発注（このドキュメント） | ― | 依頼者 | 見積なし・サプライヤ直指定 |
登場人物（ロールコード）
Section titled “登場人物（ロールコード）”| ロール | コード | このフローでの役割 |
|---|---|---|
| 依頼者 | K001 | 発注依頼作成（サプライヤ・金額を直接指定）、検収登録 |
| 承認者 | KS01 | 発注承認・検収承認（承認ルート設定時のみ） |
| システム | J2 | 発注書の自動生成・通知送信 |
| 経理担当者 | K003 | 支払締め処理 |
| サプライヤ | S001 | 受注確認・納品・請求書発行 |
K002は関与しない： ダイレクト発注は依頼者が全フローを主導します。担当者割り当て・見積取得・サプライヤ選定のステップは存在しません。
業務シーケンス（スイムレーン）
Section titled “業務シーケンス（スイムレーン）”sequenceDiagram
box バイヤー企業グループ
actor K001 as 依頼者
actor KS01 as 承認者
participant J2 as システム（J2）
actor K003 as 経理担当者
end
actor S001 as サプライヤ
rect rgb(232, 245, 233)
Note over K001,K003: 📋 フェーズ1：発注依頼〜承認
K001->>J2: 発注依頼作成<br/>（サプライヤ・金額・品目を直接指定）
J2-->>K001: 受付確認
end
rect rgb(255, 248, 225)
opt 発注承認ルートが設定されている場合
J2-->>KS01: 📧 承認依頼通知
KS01->>J2: 発注承認
note over KS01: 差戻し → K001が修正・再申請
end
end
rect rgb(232, 240, 253)
Note over K001,S001: 📦 フェーズ2：発注〜納品
J2-->>S001: 📧 発注通知（注文書送付）
S001->>J2: 受注登録
S001->>K001: 納品・請求書発行
end
rect rgb(252, 228, 236)
Note over K001,K003: ✅ フェーズ3：検収〜支払
K001->>J2: 検収登録（納品確認）
opt 検収承認ルートが設定されている場合
J2-->>KS01: 📧 検収承認依頼通知
KS01->>J2: 検収承認
end
J2-->>S001: 📧 支払予定通知
K003->>J2: 支払締め処理
end
フロー全体像（プロセス図）
Section titled “フロー全体像（プロセス図）”flowchart TD
START(["💡 購買ニーズ発生\n（サプライヤ・金額が既知）"]) --> CREATE
CREATE["📝 発注依頼作成\nサプライヤ・金額・品目を直接入力\n[依頼者]"] --> APPROVE_ROUTE{発注承認\nルートあり?}
APPROVE_ROUTE -->|Yes| WAIT_APPROVE["⏳ 承認待ち"]
APPROVE_ROUTE -->|No| PO_ISSUED
WAIT_APPROVE --> APPROVE{"承認者\n判断\n[承認者]"}
APPROVE -->|承認| PO_ISSUED["📄 注文書発行\n[J2 自動]"]
APPROVE -->|差戻し| CREATE
PO_ISSUED --> NOTIFY["📧 サプライヤへ\n発注通知\n[J2]"]
NOTIFY --> ORDER_CONFIRM["📥 受注登録\n[サプライヤ]"]
ORDER_CONFIRM --> DELIVERY["🚚 納品・\n請求書発行\n[サプライヤ]"]
DELIVERY --> RECEIPT["🔍 検収登録\n[依頼者]"]
RECEIPT --> RECEIPT_ROUTE{検収承認\nルートあり?}
RECEIPT_ROUTE -->|Yes| WAIT_RECEIPT["⏳ 検収承認待ち"]
RECEIPT_ROUTE -->|No| PAYMENT
WAIT_RECEIPT --> RECEIPT_APPROVE{"承認者\n判断\n[承認者]"}
RECEIPT_APPROVE -->|承認| PAYMENT["💰 支払締め\n[経理担当者]"]
RECEIPT_APPROVE -->|差戻し| RECEIPT
PAYMENT --> END(["✅ 完了"])
ダイレクト発注が適切な条件
Section titled “ダイレクト発注が適切な条件”| 条件 | 例 |
|---|---|
| 緊急発注 | 設備故障の修理部品を今日中に手配する必要がある |
| 単一調達先 | その商品・サービスを提供できるのが1社しかいない |
| 少額発注 | 見積を取るコストが発注金額に見合わない小額購買 |
| 継続取引 | 前回と同じ仕様・金額でのリピート発注 |
| 価格合意済み | 事前協議や枠契約などでサプライヤ・金額が確定している |
注意： ダイレクト発注は競合見積なしでサプライヤを直指定するため、内部統制の観点から、承認ルートの金額条件で承認段階を設ける、ダイレクト発注を許可するユーザーを限定する、といった運用が推奨されます。
通常見積（RFQ）との違い
Section titled “通常見積（RFQ）との違い”| 観点 | ダイレクト発注 | 通常見積（RFQ） |
|---|---|---|
| 見積フェーズ | なし | 必須（担当者割当→見積依頼の送付→回答取得→比較） |
| K002の関与 | なし | 中心的役割（見積取得・サプライヤ選定） |
| サプライヤ指定 | K001が直接指定 | K002が複数社から選定 |
| 所要時間 | 短い（発注依頼→即PO） | 長い（見積回答待ち・比較・選定承認が必要） |
| 適合する状況 | 緊急・少額・単一調達先 | 価格未確定・複数社比較・大口発注 |
| コスト最適化 | 困難（競合なし） | 可能（複数社比較） |
実際の利用シーン
Section titled “実際の利用シーン”ケース① — 設備の緊急修理（少額・単一調達先）
Section titled “ケース① — 設備の緊急修理（少額・単一調達先）”| ステップ | 担当者 | 操作 |
|---|---|---|
| 1 | 依頼者 | 工場設備が故障。唯一対応できる保守業者（株式会社A）を直接指定、修理費15万円で発注依頼を作成 |
| 2 | 承認者 | 緊急対応のため当日中に承認 |
| 3 | J2 | 発注書を自動発行、株式会社Aへ通知 |
| 4 | サプライヤ | 翌日訪問・修理完了、修理報告書と請求書を提出 |
| 5 | 依頼者 | 作業完了を確認し検収登録 |
| 6 | 経理担当者 | 月次締めで支払処理 |
結果： 通常の見積購買なら2〜3週間かかるところを、3日で完了。緊急性と金額の小ささからダイレクト発注が正当化される。
ケース② — 前回と同じ仕様のリピート発注
Section titled “ケース② — 前回と同じ仕様のリピート発注”| ステップ | 担当者 | 操作 |
|---|---|---|
| 1 | 依頼者 | 先月と同じ清掃サービス（業者B、月額8万円）を今月分で発注依頼を作成。前回PO番号を備考欄に記入 |
| 2 | 承認者 | 継続取引のため内容確認後承認 |
| 3 | J2 | 業者Bへ自動通知 |
| 4 | サプライヤ | 今月の清掃実施後、実績報告と請求書を提出 |
| 5 | 依頼者 | 実施確認後検収登録 |
| 6 | 経理担当者 | 支払締め |
結果： 既知の価格・サービスに対して毎月RFQを実施するコストを排除。繰り返し発注の効率化に貢献。
ケース③ — 少額備品の緊急購入
Section titled “ケース③ — 少額備品の緊急購入”| ステップ | 担当者 | 操作 |
|---|---|---|
| 1 | 依頼者 | 会議用ホワイトボードマーカー（5,000円）が切れたため、文具店C社を直接指定してダイレクト発注を作成 |
| 2 | — | 少額のため承認ルートが設定されておらず、承認なしで進む |
| 3 | J2 | 即座にC社へ発注通知 |
| 4 | サプライヤ | 翌日配送 |
| 5 | 依頼者 | 受取確認・検収登録（承認不要） |
| 6 | 経理担当者 | 月次締め処理 |
結果： 5,000円の少額発注に見積プロセスを強制しない運用設計。承認ルートの金額条件で少額は承認なしとすることで業務効率を維持。
重要ポイント
Section titled “重要ポイント”- 承認ルートを設定しなければ承認なしで進む： 発注承認のルートを設定していない会社では、依頼者が作成 → 即座に注文書発行 → サプライヤへ通知、の3ステップで完結する。承認の要否は汎用の承認ルート設定で決まり、ダイレクト発注専用のスイッチはない。
- 使える人を限定できる： ダイレクト発注はユーザー設定で「ダイレクト発注」を許可された申請者だけが使える。金額に応じた統制は承認ルートの金額条件で行う（上限を超えたら自動的に通常見積へ切り替える、という専用機能はない）。
- 添付ファイルを必須にできる： 会社設定で、ダイレクト発注の申請時に見積書などの添付を必須にできる。
- サプライヤは J2 に登録済みであること： 発注先として指定できるのは J2 に登録済みのサプライヤ（未登録の場合は先にサプライヤ登録が必要）。
- 発注後の取消は他のフローと同じ： サプライヤが受注登録した後の取消は、他の購買フローと同様にサプライヤとの調整が必要になる。緊急発注前にサプライヤと合意しておくことが推奨される。