承認ワークフロー（Approval Workflow）

目的

承認ワークフローは、会社・部門・業務種別・条件（例：合計金額 > 100万円）に応じて柔軟に設定できる多段階承認システムです。購買フローの各ステップ（見積依頼・選定・発注・検収・支払）それぞれに独立した承認ルートを設定できます。承認が不要なケースはルートを設定しないことで完全にスキップ可能です。

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登場人物

ロール	役割
依頼者	各ステップを申請し、承認結果を受け取る
承認者（KS01 / KS02 / KS03）	各段階で承認または差戻し
購買担当者	見積依頼の送付・選定を申請
参照者	承認はしないが、案件を閲覧し通知を受け取る
会社管理者（K990 / K999）	マスタ設定で承認ルートを設定

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フロー全体像

A. 承認ルートの設定（会社管理者が最初に行う）

flowchart TD
    ADMIN(["⚙ 会社管理者が\n承認ルート設定へアクセス"]) --> CREATE

    subgraph CONFIG["承認ルート設定"]
        CREATE["承認ルートを作成\n（名称・説明）"]
        STAGE["承認ステージを追加\n第1段階・第2段階…"]
        ROUTE["各ステージに条件ルールを追加\n（OR/AND 組み合わせ）"]
        COND["起動条件を設定\n（金額・部門・購買種別など）"]
        APPROVER["承認者を指定\n（部門・役職レベル・組織）"]
        BIND["組織に紐付け\n（会社 × 部門 × 業務種別）"]
    end

    CREATE --> STAGE --> ROUTE --> COND --> APPROVER --> BIND
    BIND --> DONE(["✅ ルート設定完了\n使用可能な状態"])

B. 承認の実行（申請のたびに実行）

flowchart TD
    SUBMIT(["📋 申請\n（見積依頼 / 発注 / 検収\n/ 支払など）"]) --> CHECK

    CHECK{"この案件に\n承認ルートが\n設定されているか?"}
    CHECK -->|"なし"| SKIP(["⏭ 承認スキップ\n次のステップへ自動移行"])
    CHECK -->|"あり"| STAGE1

    subgraph FLOW["ステージ実行"]
        STAGE1["📨 STEP 1\n承認者へ通知送信"]
        DECISION1{"結果?"}
        STAGE2["📨 STEP 2\n（設定されている場合）"]
        DECISION2{"結果?"}
    end

    STAGE1 --> DECISION1
    DECISION1 -->|"承認"| STAGE2
    DECISION1 -->|"差戻し"| RETURN(["↩ 差戻し\n申請者に通知\n修正・再申請が必要"])
    STAGE2 --> DECISION2
    DECISION2 -->|"承認"| APPROVED(["✅ 承認完了\n次のステップへ移行"])
    DECISION2 -->|"差戻し"| RETURN

    SUBMIT -->|"承認前に取消したい"| PULLBACK(["🔙 引戻し\n承認待ちの申請を取消"])

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6種類の承認タイプ

#	承認タイプ	発生タイミング
1	見積依頼承認	依頼者が見積依頼を申請したとき
2	選定承認	購買担当者が採用サプライヤーを決めたとき（購買部門の承認者）
3	発注承認	依頼者が発注を申請したとき
4	検収承認	依頼者が検収結果を入力したとき
5	支払承認	支払予定申請・契約支払申請を出したとき
6	契約承認	契約の登録・変更を申請したとき（契約部門の承認者）

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実際の業務シーン（DXソリューションとしての活用例）

J2の承認ワークフローは、日本企業が従来のハンコ・回覧板承認をデジタル化するために設計されています。以下に代表的な活用シーンを示します。

ケース①：金額基準による段階承認（製造業・調達部門）

課題： 備品や部品の購入に際して、金額の大小に関わらず同じ承認フローを使っていたため、少額品でも役員まで稟議が回り時間がかかっていた。

J2の設定：

flowchart TD
    REQ(["📋 購買依頼申請\nK001"]) --> AMOUNT{合計金額は?}

    AMOUNT -->|"10万円未満"| R1["課長のみ承認\n（1段階）"]
    AMOUNT -->|"10万〜100万円"| R2["課長 → 部長\n（2段階）"]
    AMOUNT -->|"100万円以上"| R3["課長 → 部長 → 役員\n（3段階）"]

    R1 --> ORDER(["✅ 発注承認完了"])
    R2 --> ORDER
    R3 --> ORDER

設定内容	値
判定項目	合計金額
条件1	10万円未満 → 承認者：課長のみ
条件2	10万〜100万円 → 承認者：課長 → 部長
条件3	100万円以上 → 承認者：課長 → 部長 → 役員

効果： 10万円未満の日常調達が課長1名の承認で即日処理完了。役員の承認負荷が大幅に軽減。

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ケース②：部門別・会社別の個別承認ルート（グループ企業）

課題： 親会社・子会社10社が同一システムを利用。IT機器購入は情報システム部が必ず関与する必要があるが、備品購入は各部門で完結したい。

J2の設定：

組織	品目カテゴリ	承認ルート
全社	一般備品（10万円未満）	部門長のみ
全社	IT機器・ソフトウェア	部門長 → 情報システム部長
製造部門	設備・機械（100万円以上）	製造部長 → 経営企画部 → CFO
営業部門	外注サービス	営業部長 → 法務部（契約確認）

J2の承認ルート紐付け設定で、「会社 × 部門 × 購買種別」の組み合わせごとに異なる承認ルートを割り当てることで実現。

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ケース③：コンプライアンス対応（法務・情報セキュリティ確認）

課題： 外部委託（IT開発・派遣・業務委託）の発注時に、法務部の契約確認と情報セキュリティ担当のリスク評価が必須。しかしこれまで口頭確認のみで、証拠が残らなかった。

J2の設定：

flowchart LR
    A["依頼者\n発注申請"] --> B
    B["第1段階\n部門長が承認"] --> C
    C["第2段階\n法務部が確認"] --> D
    D["第3段階\n情報セキュリティ担当が確認"] --> E(["✅ 発注確定\n全承認履歴を保存"])

効果： 全承認ステップがシステムに記録され、監査証跡として永続保存。コンプライアンス報告・内部監査にいつでも対応可能。

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ケース④：ハンコ文化からのDX移行（稟議書のデジタル化）

課題： 従来の稟議書は紙またはExcelで回覧。承認者が出張中・テレワーク時に処理が止まる。承認状況の可視化もできない。

従来（アナログ）	J2導入後
紙の稟議書を物理的に回覧	システム上で申請・通知・承認が完結
承認者が不在で手続きが止まる	出張先・在宅からもブラウザで承認できる
承認状況が申請者に見えない	リアルタイムでステータス確認可能
差戻し理由が口頭や手書きメモ	差戻しコメントがシステムに記録
承認履歴を後から確認困難	全承認履歴がDB上に永続保存
金額別・部門別ルールの管理が属人的	Master Dataで一元管理・変更も即反映

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承認ルートの構成概念

承認ルートは以下の階層で構成されます。

flowchart LR
    SETTING["承認ルート\n（名称・説明を定義）"]
    STAGE["承認ステージ\n第1段階 → 第2段階…"]
    RULE["条件ルール\nOR/AND の組み合わせ"]
    COND["起動条件\n金額・部門・購買種別など"]
    APPROVER["承認者指定\n役職レベル・組織・担当者"]
    ORG["組織への紐付け\n会社 × 部門 × 業務種別"]
    DEFAULT["デフォルト承認者\nユーザー×業務種別ごとの初期値"]
    REF["参照者\n承認せず閲覧・通知のみ"]

    SETTING --> STAGE --> RULE
    RULE --> COND
    RULE --> APPROVER
    RULE -->|"次ステージへ連鎖"| STAGE
    ORG -->|"ルートを割り当て"| SETTING
    DEFAULT -.->|"初期値として提案"| APPROVER
    REF -.->|"通知先に追加"| STAGE

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ビジネスルール

• ルートは会社・部門・業務種別で紐付け： 承認ルート紐付け設定で、会社・部門・業務種別・購買種別の組み合わせごとにルートを割り当てます。同じ業務種別でも部門が異なれば別のルートを使用できます。
• 承認を完全スキップ可能： 該当案件に承認ルートが設定されていない場合、承認なしで自動的に次のステップへ進みます。
• 条件による分岐： 金額・部門・購買種別などの条件を定義してルートを分岐させます。複数条件はOR/ANDで組み合わせできます。
• 多段階ステージの連鎖： ステージ連鎖設定で次の承認段階へつなぎ、3段階・4段階の承認も実現できます。
• デフォルト承認者： ユーザー×業務種別ごとに「承認者の初期値」を登録しておくと、申請時に承認先として自動で入ります。担当者不在時に自動で代わりの人へ回す仕組みではありません。
• 参照者： 承認ルートに「参照者」を加えると、承認はしないが案件を閲覧し通知を受け取れます。
• 承認履歴は永久保存： 承認・差戻し・引戻しの全操作が記録され、削除されません（論理削除のみ）。
• 承認者が無効化された場合の印： 承認者のユーザーや組織が無効化されると、その承認段階に「無効化」の印が付き、承認先の見直しが必要になります。

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承認中の案件に表示される状態

承認の状態は業務ごとのステータスとして表示されます（見積依頼なら「見積承認待ち」、発注なら「発注承認待ち」など）。共通する4つの状態は次のとおりです。

状態	意味	次に動く人
承認待ち	申請済みで、その段階の承認者の判断待ち	承認者
承認済み	すべての段階の承認が終わった。次のステップへ自動で進む	システム
差戻し	承認者が修正を求めて返した。修正して再申請する	申請者
引戻し	申請者が承認前に自分で取り消した	申請者

業務ごとの正式なステータス一覧は 見積・発注ライフサイクル と 発注ステータスの流れ を参照してください。

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エッジケース・注意事項

• 承認者が対応できないとき： 承認者が長期不在の場合は、会社管理者が承認ルートの承認者設定を見直します。申請中の案件への影響は事前に確認が必要です。
• 承認者が無効化された場合： 申請後に承認者のアカウントが無効化されると、その段階に無効化の印が付きます。承認先を見直すまで案件は進みません。
• 承認ルート未設定： 案件は承認なしで自動的に次のステップへ進みます。意図した設定か設定漏れかを会社管理者に確認します。
• 引戻し vs 差戻し： 引戻しは申請者が自主的に承認待ちの申請を取り消す操作。差戻しは承認者が修正を求めて返送する操作。挙動が異なるため混同に注意。
• 多段階の条件設定： 複雑なルート（例：第1段階 → 金額チェック → 100万超なら第2段階を追加）はステージ連鎖設定で構成します。設定変更時は申請中の案件に影響しないか事前確認が必要です。

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関連ページ

• 主要画面の URL 一覧 — 各承認画面、承認ルート設定
• 承認ルート設定 — 設定手順