契約購買フロー

一言： サプライヤと結んだ契約（単価・支払条件・期間）を J2 に登録して承認し、その契約にもとづいて発注や毎月の支払を行うフロー。毎回の見積・比較は不要で、契約期間中は同じ条件で繰り返し使える。

関連ドキュメント: 見積購買フロー（RFQ） | 請求書払いフロー | フロー一覧

目的

保守契約・清掃や警備の委託・家賃・リース・年間単価契約のように、あらかじめ条件が決まっていて、期間中に繰り返し支払が発生する取引を管理するフローです。契約を一度登録して承認を受ければ、その後は契約を参照して発注するか、契約の支払予定にもとづいて毎月の支払申請を行うだけで済みます。

契約購買には2つの使い方があります。

使い方	どんなとき	発注操作
契約を参照して都度発注する	単価契約にもとづき、必要なときに必要な量を発注する（年間単価契約の資材など）	発注のたびに発注申請（承認 → 受注 → 納品 → 検収は通常の発注フェーズと同じ）
契約にもとづいて定期的に支払う	家賃・保守料・サブスクリプションのように、毎月（または決まった周期で）支払が発生する	発注申請はしない。契約登録時に「定期で支払申請を行う」を有効にすると、J2 が毎月の支払予定を自動で作り、担当者は支払申請と承認だけを行う

以前「定期払いフロー」として説明していた内容は、この2つ目の使い方にあたります。

登場人物

ロール	ロールコード	このフローでの役割
契約部門担当者	`C003`	契約情報の登録申請・変更申請、契約支払の申請
契約部門承認者	`C004`	契約の承認・差戻し、契約支払の承認
依頼者	`K001`	（都度発注する場合）契約を参照した発注申請・検収
承認者	`KS01` / `KS03`	（都度発注する場合）発注承認・検収承認
経理担当者	`K003`	支払締め処理
サプライヤ	`S001`	（都度発注する場合）受注確認・納品。契約支払の場合は実績数量・金額の入力（契約の支払方法による）

契約部門の役割は、会社によっては購買担当者や経理担当者が兼ねることがあります。

フロー全体像

業務シーケンス（スイムレーン）

sequenceDiagram
    box バイヤー企業グループ
        actor C003 as 契約部門担当者
        actor C004 as 契約部門承認者
        actor K001 as 依頼者
        participant J2 as システム（J2）
        actor K003 as 経理担当者
    end
    actor S001 as サプライヤ

    rect rgb(232, 245, 233)
        Note over C003,J2: 📝 フェーズ1：契約の登録と承認（契約ごとに1回）
        C003->>J2: ① 契約情報登録申請（契約案件名・契約ファイル・明細・金額上限・支払方法・期間・承認先）
        J2-->>C004: 📧 契約承認のご依頼
        alt 承認
            C004->>J2: ② 契約承認 → 「契約期間中」
        else 差戻し
            C004->>J2: 差戻し
            J2-->>C003: 📧 差戻しの連絡（修正して再申請）
        end
    end

    rect rgb(232, 240, 253)
        Note over K001,S001: 📦 使い方A：契約を参照して都度発注
        K001->>J2: ③ 契約を参照して発注申請
        Note over K001,S001: 以降は通常の発注フェーズ（承認 → 受注 → 納品 → 検収）と同じ
    end

    rect rgb(255, 248, 225)
        Note over C003,K003: 🔄 使い方B：契約にもとづく定期の支払（毎月くり返し）
        J2->>J2: ④ 毎月1日に支払予定を自動作成
        J2-->>C003: 契約支払ToDo に表示
        opt 支払方法が「実績払」の場合
            S001->>J2: 実績の数量・金額を入力（サプライヤ入力の設定時）
            C003->>J2: 実績の数量・金額を入力（バイヤ入力の設定時）
        end
        C003->>J2: ⑤ 契約支払申請（内容を確認して申請）
        J2-->>C004: 📧 支払承認のご依頼
        C004->>J2: ⑥ 契約支払承認（差戻しも可）
    end

    rect rgb(240, 230, 255)
        Note over J2,K003: 💰 フェーズ3：支払
        K003->>J2: ⑦ 支払締め処理
        J2-->>S001: 📧 支払予定のご連絡
    end

フロー概要（プロセス図）

flowchart TD
    REG["📝 契約情報登録申請<br/>契約部門担当者"] --> APP{"契約承認<br/>契約部門承認者"}
    APP -->|差戻し| REG
    APP -->|承認| ACTIVE["✅ 契約期間中"]
    ACTIVE --> HOW{使い方}
    HOW -->|"都度発注"| ORDER["📋 契約を参照して発注申請<br/>依頼者"] --> PHASE2["発注フェーズ（共通）<br/>承認 → 受注 → 納品 → 検収"]
    HOW -->|"定期の支払"| MONTHLY["🔄 毎月1日<br/>支払予定を自動作成"] --> TODO["契約支払ToDo"]
    TODO --> ACT{実績払?}
    ACT -->|Yes| INPUT["実績の数量・金額を入力<br/>バイヤまたはサプライヤ"] --> REQ
    ACT -->|No| REQ["契約支払申請<br/>契約部門担当者"]
    REQ --> PAPP{"契約支払承認<br/>契約部門承認者"}
    PAPP -->|差戻し| REQ
    PAPP -->|承認| CLOSE
    PHASE2 --> CLOSE["💰 支払締め<br/>経理担当者"]
    CLOSE --> NEXT{契約期間中?}
    NEXT -->|"次の月へ"| MONTHLY
    NEXT -->|"契約満了"| END(["✅ 契約終了"])

業務フロー図（HTML）：契約購買、定期払い

フェーズ1：契約の登録と承認

ステップ	担当	説明
契約情報登録申請	契約部門担当者	契約案件名、契約ファイル（契約書 PDF など）、明細（明細名・金額上限・支払開始月・支払周期「○ヶ月毎」・支払回数）、支払方法、契約終了後の扱い（自動延長など）を入力し、承認先を指定して申請。下書き保存もできる。見積購買で選定した案件を「見積案件を追加」で契約に紐付けることもできる
契約承認	契約部門承認者	契約承認の画面で内容を確認し、承認または差戻し。承認されると契約は「契約期間中」になる
契約変更	契約部門担当者 → 承認者	期間中に条件を変えるときは「契約情報変更申請」を出し、同じように承認を受ける

契約の状態（契約情報照会の画面に表示）

表示	意味
下書き	申請前の保存状態
契約登録承認待ち	申請済み。承認者の承認待ち
契約登録差戻し／契約登録引戻し	承認者が差戻した／申請者が引戻した
契約期間中	承認済みで有効
契約変更承認待ち／契約変更差戻し	変更申請の承認待ち／差戻し
契約満了	期間が終了した

使い方B：契約にもとづく定期の支払

契約登録時に「都度発注を行わず、定期で支払申請を行う」を有効にすると、J2 が契約の明細ごとに支払予定を毎月作成します。

支払方法の種類

区分	種類	意味
定額	数量指定／金額均等／初回調整あり／最終調整あり／初回・最終調整あり	毎回の支払額が契約で決まっている。端数を初回や最終回で調整する方式を選べる
定期実績払	バイヤ数量入力／バイヤ金額入力／サプライヤ数量入力／サプライヤ金額入力	毎回の実績（使った数量や金額）をバイヤまたはサプライヤが入力し、その実績で支払う

毎月の流れ

ステップ	担当	説明
支払予定の自動作成	J2	毎月1日に、対象月の支払予定を契約から自動で作る。契約支払ToDo に表示される
実績入力	バイヤまたはサプライヤ	定期実績払の場合のみ。明細を開いて実績の数量・金額を入力する
契約支払申請	契約部門担当者	内容を確認して申請。一時保存もできる
契約支払承認	契約部門承認者	承認または差戻し。承認が滞ると催促のメールが自動で届く
支払締め	経理担当者	月次の支払締め処理に含める。サプライヤへ支払予定の連絡が自動で送られる

自動で届く連絡

連絡	誰に	いつ
契約終了のお知らせ	契約部門担当者	契約終了日の一定日数前・一定ヶ月前（設定による）
支払予定日のお知らせ	担当者	支払予定日の前
支払確認の催促	担当者	支払予定日を過ぎても確認が済んでいないとき
承認の催促	承認者	支払申請の承認が滞っているとき

契約購買が適切な条件

条件	例
長期サービス契約	ITシステム保守、清掃・警備、設備定期点検
定期的な支払	オフィス家賃、駐車場、リース、サブスクリプション、保険料
価格固定の繰り返し発注	消耗品（印刷用紙、作業着）の定期購入
価格変動リスクを排除したい	原材料・部品の年間単価契約

見積購買・カタログ購買との違い

観点	契約購買	見積購買（RFQ）	カタログ購買
事前準備	契約の登録と承認	不要	カタログへの商品登録
価格の決まり方	契約で合意済み	見積回答で確定	カタログ登録価格
サプライヤ選定	契約時に決定済み	毎回、見積比較で選定	カタログ提供者から選択
繰り返し	向いている（都度発注も定期支払も可）	向いていない	向いている
価格交渉	契約更新時のみ	毎回可能	不可

実際の利用シーン

ケース① — ITシステム保守契約（毎月の定額支払）

ステップ	担当者	操作
前提	契約部門担当者	ベンダーX社との年間保守契約（月120万円、12回、定額・金額均等）を J2 に登録申請。契約部門承認者が承認
毎月1日	J2	当月の支払予定（120万円）を自動作成。契約支払ToDo に表示
月初	契約部門担当者	内容を確認して契約支払申請
月初	契約部門承認者	承認
月末	経理担当者	支払締め。X社へ支払予定の連絡が自動送信

運用： 初期設定後は毎月自動で支払予定が作られるため、担当者の手作業は申請と承認だけになります。

ケース② — 清掃委託（実績払）

ステップ	担当者	操作
前提	契約部門担当者	清掃会社Y社との委託契約（単価制、定期実績払・サプライヤ数量入力）を登録し承認
毎月1日	J2	当月の支払予定を自動作成
月初	Y社（サプライヤ）	サプライヤーポータルで前月の実施回数を入力
月初	契約部門担当者	実績を確認して契約支払申請 → 承認者が承認
月末	経理担当者	支払締め

ケース③ — 消耗品の年間単価契約（都度発注）

ステップ	担当者	操作
前提	契約部門担当者	文具サプライヤB社との年間単価契約（A4用紙 1箱1,800円）を登録し承認
必要なとき	依頼者	契約を参照して50箱の発注申請。単価は契約の値
—	承認者 → B社 → 依頼者	発注承認 → 受注 → 納品 → 検収（通常の発注フェーズ）
月末	経理担当者	支払締め

重要ポイント

契約そのものに承認がある： 契約の登録・変更は契約部門承認者の承認を受けて初めて有効になります。承認ルートは会社ごとに設定します。
定期の支払は「発注しない」： 定期の支払を有効にした契約では、発注申請・受注・納品・検収のステップがなく、支払予定 → 支払申請 → 承認 → 支払締めだけで回ります。
金額変更は契約変更申請で： 家賃の改定などがあった場合は契約情報変更申請を出して承認を受けます。古い条件のまま支払予定が作られないよう、変更は月が変わる前に済ませます。
契約満了の前に連絡が届く： 終了日が近づくと契約部門担当者に自動でメールが届きます。更新するなら新しい契約を登録するか、期間を延長する変更申請を出します。