請求書払いフロー

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一言： J2 で発注していない取引について、サプライヤから届いた請求書をもとに「支払予定申請」を起こし、承認を経て支払締めに乗せるフロー。発注書がなくても支払を管理できる。

関連ドキュメント: 契約購買フロー | 支払サイト | フロー一覧

目的

通常の購買は「発注 → 納品 → 検収」を経て支払に進みますが、次のような取引は J2 上に発注がありません。

• 口頭やメールで依頼し、先にサービスや納品を受けた取引
• 顧問料・委託費のように、成果や期間にもとづいて請求される支払
• 緊急対応のあとで請求書だけが届くケース

こうした取引でも支払を J2 で管理し、承認の記録を残し、支払締めに含めるための仕組みが 支払予定申請 です。J2 の画面では「支払予定申請」、案件の区分では「請求払い」と呼ばれます。

推奨： 発注書のない支払は事前の統制が効きにくいため、原則は通常の購買フロー（発注 → 検収 → 支払）を使い、請求書払いは例外的な用途にとどめます。金額に応じた承認ルートを必ず設定してください。

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登場人物

ロール	ロールコード	このフローでの役割
申請者	K001 / K002	請求書の内容を確認し、支払予定申請を起票する（会社の運用により依頼者または購買担当者）
承認者	KS01 / KS03	支払予定申請の承認・差戻し
経理担当者	K003	支払締め処理
サプライヤ	S001	請求書の発行。サプライヤーポータルで支払予定の内容を確認

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フロー全体像

業務シーケンス（スイムレーン）

sequenceDiagram
    box バイヤー企業グループ
        actor REQ as 申請者（依頼者・購買担当者）
        actor APR as 承認者
        participant J2 as システム（J2）
        actor K003 as 経理担当者
    end
    actor S001 as サプライヤ

    rect rgb(232, 240, 253)
        Note over S001,REQ: 📄 フェーズ1：請求書の受取
        S001->>REQ: 請求書を送付（郵送・メール・PDF）
    end

    rect rgb(232, 245, 233)
        Note over REQ,J2: 📋 フェーズ2：支払予定申請
        REQ->>J2: ① 支払予定申請を入力（支払案件名・請求書情報・支払期日・計上年月・明細・請求書ファイル）
        REQ->>J2: 承認先を指定して申請（下書き保存も可）
        J2-->>APR: 📧 支払予定申請承認のご依頼
        alt 承認
            APR->>J2: ② 承認
            J2-->>REQ: 📧 承認完了のお知らせ
        else 差戻し
            APR->>J2: 差戻し
            J2-->>REQ: 📧 差戻しの連絡（修正して再申請）
        end
        Note over REQ: 申請者は承認前に引戻しもできる
    end

    rect rgb(255, 248, 225)
        Note over J2,S001: 🔍 サプライヤによる確認
        J2-->>S001: サプライヤーポータルの請求一覧に表示
        S001->>J2: 内容を確認（確認完了）
    end

    rect rgb(240, 230, 255)
        Note over J2,K003: 💰 フェーズ3：支払
        K003->>J2: ③ 支払締め処理
        J2-->>S001: 📧 支払予定のご連絡
    end

フロー概要（プロセス図）

flowchart TD
    INV["📄 請求書が届く<br/>（郵送・メール・PDF）"] --> IN["📝 支払予定申請を入力<br/>申請者"]
    IN --> CHECK{"金額・明細・<br/>請求書ファイルを確認"}
    CHECK -->|"差異あり"| ASK["サプライヤへ確認<br/>（J2 の外で）"] --> IN
    CHECK -->|"OK"| APPLY["承認先を指定して申請"]
    APPLY --> APR{"承認<br/>承認者"}
    APR -->|差戻し| IN
    APR -->|承認| SUP["サプライヤーポータルで<br/>内容確認"]
    SUP --> CLOSE["💰 支払締め<br/>経理担当者"]
    CLOSE --> END(["✅ 完了"])

業務フロー図（HTML）：請求書払い

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各ステップの説明

ステップ	担当	説明
請求書の受取	サプライヤ → 申請者	請求書は J2 の外で受け取る（郵送・メール・PDF）。J2 には申請時にファイルとして添付する
支払予定申請の入力	申請者	支払案件名、依頼者情報、請求書情報（請求番号・請求金額・税抜金額・消費税額）、支払期日、計上年月、明細（勘定科目・原価センタなど、会社の設定による）を入力。明細の複写や下書き保存ができる
承認	承認者	内容と請求書ファイルを確認し、承認または差戻し。申請者は承認前なら引戻しができる
サプライヤの確認	サプライヤ	サプライヤーポータルの請求一覧に支払予定が表示され、内容を確認して「確認完了」にする
支払締め	経理担当者	月次の支払締め処理に含める。サプライヤへ支払予定の連絡が自動で送られる

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J2 が自動で行うこと・行わないこと

J2 が行うこと	J2 が行わないこと（人が行う）
申請・承認・差戻し・引戻しの記録とメール連絡	請求書の内容と実際の取引の突き合わせ（申請者が確認する）
請求書ファイルの保管と承認者・サプライヤへの表示	同じ請求書を二重に申請していないかのチェック
適格請求書発行事業者の登録番号の保持と帳票への印字	登録番号が有効かどうかの照会
支払締めへの取り込みと支払予定の連絡	会計システムへの仕訳連携（別途の連携設定が必要）

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通常購買との比較

観点	請求書払い	通常購買（発注あり）
支払のきっかけ	請求書の受取	検収完了
事前の発注書	なし	あり
金額の根拠	請求書の金額を申請者が入力	発注金額と検収数量から自動
内部統制	事後承認のみ。承認ルートで補う	事前承認・検収の記録あり
適した用途	事後払い・成果払い・緊急対応	通常の物品・サービス調達

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実際の利用シーン

ケース① — 法律顧問への月次顧問料

ステップ	担当者	操作
1	法律事務所（サプライヤ）	毎月末に当月顧問料50万円の請求書をメールで送付
2	申請者	顧問契約書と金額を照合し、請求書 PDF を添付して支払予定申請
3	承認者	内容確認・承認
4	法律事務所	サプライヤーポータルで内容を確認
5	経理担当者	翌月の支払締めで処理。支払予定の連絡が自動送信

ケース② — 緊急修理後の後払い精算

ステップ	担当者	操作
1	修理業者（サプライヤ）	緊急工事完了後、80万円の請求書を郵送
2	申請者	工事の実施記録と金額を照合。請求書をスキャンして添付し、支払予定申請
3	承認者	金額が大きいため2段階で承認（承認ルートの金額条件による）
4	経理担当者	当月の支払締めで処理

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重要ポイント

• 請求書のチェックは人が行う： J2 は入力された内容を承認に回し記録しますが、請求書と取引の一致や二重請求の有無は申請者・承認者が確認します。
• 承認ルートで統制する： 発注書がない支払だからこそ、金額に応じた承認段階を承認ルートで設定します。
• 適格請求書（インボイス）対応： サプライヤの登録番号は J2 に保持され、帳票に印字されます。番号そのものの有効性は国税庁の公表サイト等で別途確認します。
• 契約にもとづく毎月の支払は契約購買で： 家賃や保守料のように契約で決まった定期の支払は、請求書払いではなく 契約購買フロー の「定期の支払」を使います。